Pennylane Facturation Ultimate : après la facture, l'argent suivi jusqu'à la banque

Une facture émise n'est pas une facture encaissée. Entre l'envoi du document et l'argent qui arrive sur le compte, il reste du travail : savoir si le client a payé, pointer la banque, relancer, et parfois chiffrer un devis à la main. Pennylane Facturation Ultimate s'occupe de cette seconde moitié du parcours : après la facture, il suit ce que devient l'argent.

Envoyer la facture, puis plus rien

La plupart des intégrations entre une boutique et un logiciel comptable s'arrêtent à l'envoi de la facture. La vente part dans la comptabilité, et le commerçant reprend la main : il ouvre son relevé de banque, cherche quel virement correspond à quelle commande, repère les paiements qui ne sont jamais arrivés, relance les clients, et prépare ses devis dans un autre outil.

Ce travail n'est ni long ni compliqué sur une vente. Il le devient avec quelques dizaines de commandes par mois, des paiements par carte, par virement et par PayPal, et des remises de la banque qui regroupent plusieurs ventes en une seule ligne. C'est ce temps que l'Ultimate cherche à rendre au commerçant.

Pour la partie « facture » (numérotation unique, avoirs, TVA européenne et export), nous ne la reprenons pas ici : elle est identique à celle de la Pro, décrite dans notre article Facture électronique sur PrestaShop avec Pennylane Facturation Pro.

Le parcours complet, de la commande au rapprochement

Voici ce qui se passe, dans l'ordre, pour une commande réglée par carte :

1. Le client paie sa commande sur la boutique PrestaShop.
2. Pennylane émet la facture, seul émetteur, avec sa numérotation.
3. Le module lit le paiement de la commande (moyen utilisé, identifiant de la transaction) et transmet cette référence à Pennylane, juste après l'émission de la facture.
4. L'argent arrive sur le compte bancaire 1 à 3 jours plus tard. C'est normal : la banque verse les paiements par carte en différé.
5. Dès que le mouvement apparaît dans Pennylane, le module propose le rapprochement avec la facture, ou Pennylane le fait lui-même quand la référence suffit.

Si la référence du paiement arrive en retard (cela arrive avec certains prestataires), le module la relit après 10 minutes, 1 heure, 6 heures puis 24 heures, sans rien demander au commerçant. Une voie de secours existe aussi : un bouton « Renvoyer la référence de paiement » sur la fiche de la commande.

Le rapprochement bancaire, expliqué simplement

Rapprocher, c'est dire à la comptabilité : « ce mouvement de banque correspond à cette facture ». Quand le client paie par virement, c'est presque direct. Pour la carte, c'est moins évident, à cause de la remise carte.

La remise carte en mots simples

La banque ne vous verse pas chaque paiement par carte un par un. Elle verse en une seule ligne le total des paiements par carte d'une journée. Sur votre relevé, cela donne un libellé du type « REMCB … NB0003 » : trois paiements, un seul versement. Le module retrouve alors quelles factures composent ce versement, pour que chacune soit rapprochée de son encaissement.

Les moyens de paiement couverts

• Stripe et GoCardless : la référence du paiement est transmise à Pennylane, qui rapproche lui-même.
• Virement : la référence de la commande est attendue dans le motif du virement, et Pennylane rapproche à partir de cette référence.
• Monetico : les remises carte du CIC et du Crédit Mutuel, regroupées, sont décomposées en factures.
• PayPal : le compte PayPal est synchronisé dans Pennylane, et ses virements vers la banque sont reconnus comme des transferts internes, pas comme des ventes à rapprocher.
• Autre prestataire : un profil réglable pour les cas non prévus.

Les autres prestataires (Systempay, Up2pay, PayPlug, Mollie, SumUp, Alma) sont reconnus sur la commande. Leurs profils de rapprochement viendront par mise à jour, comprise dans les 12 mois de la licence.

Ce que le module fait seul, et ce qu'il vous laisse

• Chaque suggestion affiche un indice de confiance en pourcentage, avec le motif en clair.
• Le rapprochement se valide en un clic, et il est annulable à tout moment.
• Il n'est automatique que lorsqu'il est « sûr » : montant exact au centime et une seule possibilité. Ce mode automatique est coupé par défaut, c'est vous qui l'activez.
• Un écart n'est jamais traité seul : si le montant ne tombe pas juste, la suggestion reste « à vérifier ».
• Un paiement qui n'arrive pas est signalé après 3 jours, avec les mouvements bancaires les plus probables et une recherche manuelle par montant ou par mot du libellé.

Les devis Pennylane, de la proposition à la facture

Le deuxième apport de l'Ultimate concerne ce qui précède la vente. Le marchand compose un devis à partir d'un panier, depuis le back-office PrestaShop. Le devis est émis dans Pennylane, avec son numéro et son PDF, puis envoyé au client par e-mail avec un lien vers sa page.

Le client retrouve ses propositions dans « Mes devis », dans Mon compte. Il peut accepter le devis en ligne, une fois connecté et après avoir validé les conditions générales de vente, ou le refuser en indiquant un motif, que le marchand voit au back-office.

La commande naît au moment du paiement, et la facture suit seule, construite à partir du devis. Aucune commande inutile n'est créée avant l'accord du client. Les états sont suivis (en attente, accepté, refusé, expiré, facturé), avec une relance sept jours avant l'expiration et des alertes au marchand. Un devis refusé n'est jamais facturé. Si la commande est modifiée après le devis, c'est une facture classique qui est émise, avec la raison notée.

Quand Pennylane ne répond pas : la facture pro forma

Il arrive que Pennylane soit momentanément indisponible. La vente n'est jamais bloquée : la facture attend dans une file d'envoi et repart seule. Pour que le client ne reste pas sans document, l'Ultimate génère une facture pro forma, dans une série à part, la série PF, qui porte la mention « Document provisoire, ne vaut pas facture ». Dès que Pennylane émet la facture officielle, elle remplace la pro forma, et l'e-mail au client le précise. La pro forma est aussi utilisable sur un devis en attente.

Ce que couvre l'Ultimate, comparé à la Pro

Pro ou Ultimate ?

La Pro 2.0 fait les factures, les avoirs, la facture pro forma et la transmission à la plateforme agréée. L'Ultimate reprend tout cela et ajoute le suivi des paiements, le rapprochement bancaire, les devis et l'apparence réglable. Les deux modules ne s'installent pas ensemble, puisqu'ils factureraient les mêmes commandes : chacun refuse de s'installer à côté de l'autre.

• Pennylane Facturation Pro : 249 € HT, avec une offre à 199,90 € HT jusqu'au 31 décembre 2026. Voir la fiche de la Pro.
• Pennylane Facturation Ultimate : 349 € HT, avec une offre de lancement à 299 € HT jusqu'au 31 décembre 2026.

La licence couvre une installation PrestaShop et jusqu'à 5 boutiques. La clé est livrée par e-mail, et 12 mois de mises à jour et de support sont inclus.

Avant de choisir, toute la mise en service est décrite dans la documentation de Pennylane Facturation Ultimate : jeton Pennylane, réglages, rapprochement, devis, pro forma et dépannage.

La même approche sur un site sur mesure

Cette logique n'est pas réservée à PrestaShop. Acronet facture ses propres ventes de cette façon sur acronet.fr : Pennylane est le seul émetteur, et le rapprochement est proposé au back-office, où chaque suggestion se valide d'un clic. La même chose est possible sur un site métier ou une boutique sur mesure, pilotée depuis le back-office. Le principe est expliqué dans Relier sa boutique en ligne à Pennylane. Si vous avez un projet de ce type, parlons-en.

Questions fréquentes